Mit ca. 10 Mitarbeiter (Betreuer) muss monatlich eine Planung erstellt werden für die Betreuung von ca. 15 Klienten.
Herausforderung Dabei gibt es bestimmte Regeln (bzw. alle 4 Wochen, alle 10 Tage, nur an Mi, Do, Fr, etc.), durch welche die Dienste auf Knopfdruck geplant werden können. Anderseits gibt es aber auch immer wieder Abweichungen, welche durch Abwesenheiten (Ferien, Kurse, etc.) seitens der Betreuer aber auch seitens der Klienten berücksichtig werden müssen.
Ausgangslage Ursprünglich wurde die Planung auf Excel erledigt. Dadurch, dass das Team grösser und damit auch mehr Klienten hinzu kamen, wurde das Unterfangen je länger je komplexer. Das Hilfsmittel Planung wurde viel zu aufwändig, fehleranfällig und macht eine neue Lösung zwingend.
Anforderungen an ein neues System
- Zu definierende "regelmässige", wiederholte Planung,
- welche bei Abweichungen gezielt angepasst werden kann
- Einfache aber sehr differenzierte Anpassungen bei Abweichungen
- Erweiterung um die Stundenplanung, damit die Auslastung der Mitarbeiter im Auge behalten werden kann
- übersichtliche, Verfügbarkeit jederzeit für alle Teammitglieder
Lösung "Workplan" - innert kürzester Zeit konnte eine kleine Anwendung programmiert werden, welche wie folgt bedient werden kann (siehe auch Bildstrecke)
- Stammdaten - Klienten, Betreuer und Dienste können einfach erfasst und definiert werden.
- Planregeln - über die Planregeln, werden alle von vornherein klaren Daten hinterlegt. Z.B. Dienste, Ferien, Kurse, etc. Jede Regel erhält einen Namen, ein Intervall (x Tage, x Wochen, etc.) . Zusätzlich kann definiert werden an welchen Wochentagen sie stattfinden dürfen.
- Plan erstellen - danach wird auf Knopfdruck auf Grund dieser Regeln der Plan erstellt.
- Dieser Plan kann nun individuell angepasst werden.
- Publizierung: Auf Knopfdruck kann der aktuelle plan im Internet publiziert werden und steht nun den Teammitgliedern zur Verfügung.
- Analyse: Anlyse der Plandaten nach Mitarbeiter, Klient, Dienst, Kalendertag, Wochen, etc.
